Come si scrive un progetto

Scrivere un progetto vuol dire mettere su carta le idee che volete offrire al vostro interlocutore. Può essere un incubo per chiunque, soprattutto se l’ultima cosa che avete scritto è stato il tema della maturità ma c’è una buona notizia: ci sono delle regole fisse che, se rispettate, vi possono togliere da un sacco di impicci.

Senza entrare nel dettaglio del project management, ecco qualche spunto di carattere generale utile se siete alla vostra prima volta e non sapete bene dove mettere le mani.

Il progetto è il documento che ogni gruppo di lavoro scrive per illustrare la propria idea, cioè un documento che illustri, spieghi, sintetizzi e motivi la vostra proposta.

Fase 1: conoscere il metodo
Fase 2: il benchmarking
Fase 3: la scaletta
Fase 4: la forma
Fase 5: la presentazione

Fase 1: conoscere il metodo

Vedere che cosa hanno realizzato gli studenti che sono passati dall’EPT prima di voi, vi aiuterà a comprendere che cosa dovete fare. Assolutamente chiave sarà confrontare il lavoro proposto con quello effettivamente realizzato. In un precedente post vi abbiamo fornito qualche link di ept dello scorso anno. Datevi da fare per trovare ulteriori informazioni. Attenzione: il documento che state per scrivere (e che non consegnerete adesso) sarà quello che poi vi servirà da traccia alla fine del corso per la tesina oggetto di valutazione.

Fase 2: il benchmarking
Prima di ragionare sul progetto, cercate di tirare fuori quante più informazioni riuscite sul target di riferimento (a chi è destinato), sull’argomento, sui competitor, sul settore in generale. Non è difficile, basta un motore di ricerca e occhi e orecchie sempre all’erta. Capito perché facciamo la rassegna stampa? ;-)

Se avete abbastanza tempo, fate delle schede singole sui vari siti/blog/applicazioni ecc., fissando dei parametri e analizzando gli stessi elementi, magari utilizzando una matrice fissa, così da avere un confronto orizzontale su tutti. Avrete così realizzato un benchmarking. Saperlo fare costituirà un grande atout nel mondo del lavoro.
Questa ricerca, se fatta con metodo, diventa uno strumento utilissimo per darvi idee sul progetto e può costituire uno spunto anche per i documenti futuri (se lavorate in una grande azienda ci sarà qualcuno che farà questo lavoro per voi: seguitene comunque le fasi, è molto utile!).

Fase 3: la scaletta
Prima di affrontare il foglio bianco, scrivete una scaletta dei contenuti. Questo è essenziale, soprattutto se siete alle prime armi.
Non pensate di scrivere un progetto di getto, perché perdereste molto più tempo dopo, cercando di dare un senso logico alle varie sezioni e argomenti (o alle slide in successione, se usate powerpoint).
La scaletta dipende dal tipo di progetto, è quindi molto difficile dare dei consigli specifici, ma ci sono dei denominatori comuni che rappresentano l'ossatura e sono più o meno simili nella maggior parte dei progetti.
Per esempio:

a) sintesi del brief: prima di procedere con le vostre idee, schematizzate le richieste del corso (il titolo è la “Tecnologia positiva” quindi l’idea deve soddisfare l’uso di tecnologie con il miglioramento della qualità della vita).Questo punto è utile per voi, perché vi chiarisce le idee su quello che dovete fare, ma un domani sarà anche utile per il cliente/capo/docente, in fase di presentazione, perché gli ricorda le sue necessità e ne delimita le richieste. I clienti/capo/docente tendono a volere tutto, al meglio, nel minor tempo: in questo modo li riportate alla realtà.
Se è il caso, la sintesi può essere seguita da una breve descrizione dei prodotti che dovrete comunicare. Se avete molti mezzi e molto spazio, potete includere qualche slide con i risultati di una ricerca sui prodotti o sulla marca in oggetto, anche rispetto ai competitor.

b) target di riferimento: ovvero a chi stiamo parlando.
La comunicazione è sempre più segmentata, perché il mercato trova sempre delle nicchie a cui vendere. E' importante definire chi è il destinatario del nostro messaggio, perché questo stabilirà il genere di comunicazione che svilupperemo.

c) obiettivi: ovvero quello che vi prefiggete di ottenere con il vostro lavoro.
È il motivo per cui state lavorando, quindi cercate di non essere banali dicendo che l'obiettivo è quello di far stare meglio la gente: è certamente vero, ma è un po' troppo semplicistico.
Importante: non confondete il vostro obiettivo con la strategia, che è un errore frequente. Creare una campagna stampa dinamica e giovane non è un obiettivo, ma la strategia per conseguire l'obiettivo preposto, quello cioè di promuovere il prodotto e aumentarne le vendite presso il target di riferimento o comunque il successo di lettori.

d) strategia: ora che disponete dei dati principali, potete spiegare quello che intendete fare.La strategia riguarda la realizzazione del vostro progetto, cioè che cosa farete e come.
Per esempio: come avete organizzato il lavoro, chi fa che cosa (reperimento informazioni, stesura testi, implementazione tecnica, grafica, testing ecc. ecc. ), i dettagli della pianificazione di una ipotetica campagna pubblicitaria, come e perché intendete impostare le diverse sezioni all'interno di un report, la struttura e le applicazioni che realizzerete nel nuovo sito web.
La strategia dovrebbe comprendere la struttura, gli elementi da realizzare, tempistica, fasi, risorse, costi.
È il cuore del vostro progetto, e certamente la parte più corposa del documento, quindi prestate particolare attenzione a questa sezione perché quanto più le vostre idee sono chiare e definite, tanto meglio riuscirete a convincere chi vi valuterà.
Il modo più facile è, anche qui, fare una sotto-scaletta con tutti gli elementi, e poi svilupparla.
Ricordate che quanto dite qui deve essere coerente con quanto avrete detto nei punti a, b, c, e non date per scontato che lo sia, perché a volte nelle riunioni operative si tende a deviare un po' dal brief del docente per seguire una bella idea. Può essere un errore pericolosissimo e questo è il momento per verificare che non lo stiate facendo: dopo aver definito la strategia, rileggete i punti precedenti e domandatevi se state offrendo un lavoro davvero coerente con le richieste del corso.
Inoltre: siate coerenti con le proporzioni. Se dedicate tre slide alla sezione target, non potete presentare due pagine di strategia: semplicemente vuol dire che avete fatto una buona ricerca ma non avete assolutamente idea di cosa farvene.

e) concept: il concept è la base della proposta creativa che il team ha prodotto.
Ovvero il risultato di tutta la vostra analisi e strategia, tradotto in valori emozionali.
Attenzione, non la campagna già completa, ma l'idea creativa che sta alla base, completa di elementi grafici, immagini e payoff, cioè lo slogan/claim, il breve testo che riassume e concretizza il messaggio. In base al concept che il cliente sceglierà, verrà poi sviluppata una proposta di campagna. È possibile che nel progetto dobbiate descrivere il concept, per fare una premessa a quello che mostrerete.
Ricordate che, per quanto interessante e ben pensata possa essere la vostra strategia, è meglio essere brevi! È importante scrivere poco, perché le immagini si spiegano da sole, ed è il primo impatto che conta: se funzionano, non hanno bisogno di spiegazioni.

E ora torniamo al progetto: per spiegare questo concept riassumete gli elementi salienti in un paio di brevi frasi evitando di descrivere la campagna (non raccontate le immagini!), ma creando invece un anello che congiunga quanto detto nel progetto alle proposte che il cliente sta per vedere.

Fase 4: la forma
Attenzione alla forma, che è il vostro biglietto da visita, ed è di pari importanza alla sostanza. Per una buona presentazione è utile saper usare powerpoint, che è lo strumento che meglio si adatta allo scopo. Potete anche costruire un documento più descrittivo, utilizzando Word.
La presentazione deve essere gradevole all'occhio, il che vuol dire pulita, semplice, leggera nei contenuti, e possibilmente breve (assolutamente non superate le 15 slide o rischiate l'effetto soporifero).
Tenete a mente alcune regole importanti:

Font: deve essere chiaro, formale e grande abbastanza per essere letto da un miope. Tahoma e Verdana sono larghi e ben leggibili. I font con le grazie, si sa, sono di più facile lettura, ma usate Times New Roman solo se necessario, perché darà alla presentazione una idea di vecchio e poco rifinito (è il font che i programmi Microsoft usano come default, sembrerà che non abbiate fatto alcuno sforzo per migliorare il layout).

Capitoletti: ogni slide deve dire che argomento state trattando e a che punto siete della intera presentazione: trovate lo spazio nella pagina per riportare tutti i capitoli ed evidenziare quello contestuale, in modo da dire sempre a chi legge dove si trova.

Elementi grafici: freccioni, grafici, schemi, tutto ciò che rompe il testo va bene, perché movimenta la monotonia delle parole e cattura l'attenzione dei distratti. Ma non esagerate se non vi sentite bravi, a meno che non abbiate un designer che vi faccia il lavoro.

E adesso…. Al lavoro!